Kirjelda kohe, mida tellisid ja millise vea avastasid
Alusta veateadet tellimuse numbrist ja ühest lausest, mis ütleb, kuidas saadud armatuurikandurid tellitust erinevad. Kasuta toote nimetust sellisel kujul, nagu see on sinu tellimusel.
Pane tellitud ja kontrollitud andmed kõrvuti. Täida tabel oma andmetega ning eemalda read, mis sinu olukorra kohta ei käi.
| Kontrollitav andmeväli | Tellimuse kinnituses | Tegelikult kontrollitud | Erinevus või küsimus |
|---|---|---|---|
| Toote nimetus või kood | [Tellitud nimetus või kood] | [Saadud tootel või pakendil olev nimetus või kood] | [Milline nimetus või kood erineb?] |
| Mõõt | [Tellitud mõõt ja ühik] | [Mõõdetud tulemus ja ühik] | [Milline mõõt erineb ja kui palju?] |
| Pakkide arv | [Tellitud pakkide arv] | [Saadud pakkide arv] | [Kas pakkide arv ühtib?] |
| Tükkide arv | [Tellitud tükkide arv] | [Üle loetud tükkide arv ja kontrollitud pakendid] | [Kas kontrollitud kogus vastab nende pakkide kohta tellitule?] |
Erista kontrollitud kogust kogu saadetise kogusest. Kui osa pakendeid on veel avamata, märgi see koguse juurde.
Nähtava kahjustuse korral kirjelda eraldi, millisel kanduri osal ja mida märkasid. Kui avastasid mitu erinevust, esita igaüks eraldi. Üldise lause „tellimus on vale” asemel nimeta konkreetne erinevus.
Pane kõrvuti tellimuse kinnitus, saadud kandurid ja pakendi märgistus
Võrdle tellimuse kinnitusel olevat toote nimetust, valitud mõõtu ja kogust saabunud kandurite ning pakendi märgistusega. Vaata iga näitajat eraldi: sarnane välimus ei tähenda veel, et võrdled sama nimetuse või mõõduga toodet.
Kui tellimuses on eristatud pakid ja tükid, kirjuta eraldi saadud pakkide arv ning üle loetud kandurite arv. Märgi ka, millised pakendid oled avanud ja kontrollinud. Erista kontrollitud kogust kogu saadetise kogusest, et osalise ülevaatuse tulemus ei kõlaks lõpliku puudujäägina.
Fotode valimisel võiks olla iga pildi eesmärk arusaadav:
- Ülevaatefoto näitab saabunud kaupa ja pakendeid tervikuna.
- Lähifoto toob nähtavale kirjeldatud erinevuse või kahjustuse.
- Märgistuse foto võimaldab lugeda pakendil või tootel olevat nimetust ja tähist, kui need on olemas.
Mõõduerinevuse korral pildista kandurit koos mõõtevahendiga nii, et mõõteskaala ja mõõtmise alguspunkt oleksid loetavad. Lisa selgitus, millist mõõtu võrdlesid, näiteks kanduri kõrgust. Ainult arvust ei pruugi selguda, milliste punktide vahelt mõõtsid.
Enne fotode lisamist kontrolli, kas vajalik detail on pildil terav. Kui pilte on mitu, anna neile lühikesed eristatavad nimed, et kirja kirjeldus ja vastav foto oleksid hõlpsasti kokku viidavad.
Kasuta veateate koostamiseks täidetavat näidist
Täida allolevas näidises nurksulgudes kohad oma tellimuse andmetega ja eemalda read, mis sinu olukorra kohta ei käi.
Teema: Armatuurikandurite tellimus [tellimuse number]: [vea lühikirjeldus]
Tere!
Annan teada tellimuses [tellimuse number] avastatud erinevusest.
- Tellitud toode ja kogus: [nimetus, mõõt, pakkide ja/või tükkide arv].
- Saadud toode ja kogus: [nimetus või tähis, mõõt, saadud pakkide ja/või kontrollitud tükkide arv].
- Avastatud erinevus: [mis täpselt ei vasta tellimusele või milline nähtav kahjustus esineb].
- Kontrollitud pakendid: [millised pakendid on üle vaadatud ja kas osa saadetisest on veel kontrollimata].
- Lisatud fotod: [failinimed ja lühidalt, mida iga pilt näitab].
Minu soovitud lahendus on [näiteks puuduva koguse saatmine või vale toote vahetamine]. Palun andke teada, kas pakutud lahendus on võimalik.
Palun kinnitage teate kättesaamist ja selgitage edasisi samme.
Lugupidamisega [nimi]
Hoia sõnastus rahulik ja kirjelda kontrollitud asjaolusid. Lahendussoov esita oma ettepanekuna. Jäta välja oletused selle kohta, kes eksis või millises etapis viga tekkis.
Täpsusta edasised sammud ja hoia kirjavahetus alles
Kui müüja pakub kauba vahetamist või tagastamist, küsi enne teelepanekut, kuidas kaup pakkida, millist saatmisviisi kasutada ja kuidas korraldatakse saatmiskulud. Täpsusta ka saatmise aadress ning see, millised tooted kokkulepe hõlmab. Lähtu saatmisel kirjavahetuses kokku lepitud juhistest.
Hoia tellimuse kinnitus, saadetud veakirjeldus, fotod ja müüja vastused ühes kaustas või kirjavahetuses. Nii saad hiljem vaadata, millised asjaolud on juba selgitatud ja milles kokku lepitud.
Kui vastust pole saabunud, saada samas kirjavahetuses lühike järelpäring koos tellimuse numbriga. Näiteks: „Palun andke teada, kas minu teade tellimuse [number] kohta jõudis kohale ja milline on järgmine samm.”
Kontrolli enne saatmist andmed üle ja lisa müüjale konkreetne lahendussoov, et sinu ootus oleks üheselt arusaadav.
